پايگاه داده 74 ص - ورد پايگاه داده چيست؟ يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعاتهر پايگاه داده مجموعه اي از اطلاعات مربوط به يك عنوان يا موضوع خاص مي باشد. اين مجموعه معمولاً به نحوي سازماندهي مي شود كه كاربر بتواند: ul style= text-align: justify; liآيتم هاي اطلاعاتي دلخواه خود را در آن دريابيد.liliآيتم هاي جديدي را كه با آنها مواجه مي شويد، به آن اضافه كنيد.liulپايگاههاي داده الزاماً در كامپيوتر نگهداري نمي شوند. براي مثال كتابچه هاي آدرس و فهرستهاي تلفن پايگاههاي داده اي هستند كه روي كاغذ ثبت شده اند (هر چند ممكن است افراد بسيار معدودي آنها را پايگاه داده بنامند) اما نگهداري يك پايگاه داده در كامپيوتر، باعث تسهيل و تسريع فرآيند دست كاري اطلاعات موجود در آن مي شود. براي مثال با بكارگيري يك فهرست تلفن (چاپ شده روي كاغذ) به راحتي مي توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختيار داشتن نام آنها پيدا كنيد. اما عكس اين موضوع صادق نبوده و يافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسيار دشوار خواهد بود. اما با استفاده از يك فهرست تلفن كامپيوتري اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بيشتري مي توان دريافت كرد. همچنين با استفاده از چنين فهرست تلفني نام تمام افرادي كه در يك خيابان بخصوص زندگي مي كنند يا تمام افرادي كه نام كوچك آنها Paul مي باشد، را به راحتي پيدا كرد. پايگاههاي داده كامپيوتري انعطاف پذير هستند. بدين معني كه روشهاي بسيار متعدد و متنوعي را براي كار كردن با اطلاعات (حتي مقادير بزرگي از اطلاعات) تدارك مي بينند. نرم افزار Microsoft Access نمونه اي از سيستمهاي مديريت پايگاههاي داده (برنامه هايي كه امكان توليد و مديريت پايگاههاي داده در كامپيوتر را فراهم مي كنند) ركوردها و فيلدها معمولاً اطلاعات موجود در يك پايگاه داده، به كوچك ترين اجزا تقسيم مي شوند. هر يك از اين اجزا در فيلد مخصوص به خود قرار مي گيرد. براي مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در يك پايگاه داده كاربر، نمي تواند تمام اطلاعات هر فرد را در يك فيلد واحد، نظير آنچه در زير نشان داده شده است را وارد نمايد. بلكه به طور طبيعي هر قطعه از اطلاعات را در فيلد جداگانه ثبت مي كند تا امكان تشخيص و تميز دادن آنها از يكديگر فراهم شود. جداول و پايگاههاي داده به مجموعه اي از ركوردها، جدول گفته مي شود. چنانچه يك پايگاه داده تنها حاوي يك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پايگاه داده خواهد بود. در اين مهارت ICDL تنها با پايگاههاي داده سرو كار دارد كه حاوي يك جدول هستند. تنها چيزي كه بايد در مورد دسته اي از پايگاه داده كه حاوي بيش از يك جدول هستند بدانيد، اين است كه Access امكان ايجاد آنها را فراهم مي كند. هنگامي كه با هزارها يا صدها هزار ركورد سروكار داريد، بحث به كارگيري يك سيستم مديريت پايگاههاي داده پيش مي آيد. براي مثال چنان چه از كامپيوتر خواسته شود، تنها ركوردهايي را (از ميان صدها هزار ركورد موجود در پايگاه داده) استخراج كرده و نمايش دهد كه نام خانوادگي (فيلد Last Name) آنها با حرف S و كد پستي (فيلد Zipcodes) آنها با عدد 60 آغاز مي شود، مديريت پايگاه داده اين كار را با سرعتي فراتر از حد تصور و توانايي بشر انجام مي دهد.